63 overdrachten op zondagavond

Tijdens de klantdag van HCI CRS op 3 juni verzorgden twee gastsprekers een inspiratiesessie. Joop Snijders is er een van. Hij is Head of AI bij Infosupport en heeft meer dan dertien jaar ervaring met AI in de praktijk. Zoals hij zelf zegt, is hij geen futuroloog. Hij laat zien wat er nu al kan.

In gesprek met Wilco Beekhuizen, softwareontwikkelaar bij HCI CRS.

Als behandelaar zie je vaak 6 of 7 cliënten op een dag. Na elk gesprek volgt de verslaglegging, plan je een nieuwe afspraak in of verwerk je een declaratie. De kunst is om die administratie zo min mogelijk tijd en aandacht te laten kosten, zodat er meer aandacht overblijft voor de cliënt. 

Wilco Beekhuizen, softwareontwikkelaar, bouwt al zeventien jaar mee aan het EPD van HCI CRS en stelt zichzelf bij alles wat hij ontwikkelt dezelfde vraag: “Hoe zorgen we dat de behandelaar zoveel mogelijk aandacht heeft voor de mens tegenover zich? Want de behandelaar moet gewoon zijn ding kunnen doen, namelijk behandelen. En zo min mogelijk gestoord worden door de randzaken.”

Als je een EPD bouwt, moet je de zorgpraktijk kennen

Wilco is bedrijfskundig informaticus. Om zijn werk goed te kunnen doen moet je volgens hem meer begrijpen dan alleen techniek. “Je moet niet alleen goed zijn in het werken met de computer. Je moet ook snappen wat er in de markt gebeurt.”

Met die markt bedoelt hij de dagelijkse praktijk van de GGZ en jeugdzorg. Wat er speelt bij behandelaren. Welke regelgeving verandert en wat dat betekent voor de werkprocessen van zorgorganisaties. Dat vraagt volgens hem iets specifieks van een ontwikkelaar. Want als er nieuwe regelgeving komt, is de eerste neiging vaak om precies te bouwen wat er in de regels staat. Wilco kijkt liever een stap verder.

Als voorbeeld noemt hij de Jeugdwet en de Wmo. Twee verschillende regelingen die veel overlap met elkaar hebben. In plaats van alles dubbel te bouwen, ontwikkelt hij één gedeelde basis voor wat hetzelfde is en voegt hij de uitzonderingen apart toe. “Als de Wmo verandert, veranderen we dat gelijk mee met de Jeugdwet zodat de behandelaar er niet over na hoeft te denken.”

Die manier van denken laat zien wat er nodig is om te begrijpen hoe een behandelaar werkt en wat die dagelijks nodig heeft. En dat weet je alleen als je dicht op de praktijk zit.

Wat er mis kan gaan als een EPD de zorgpraktijk niet kent

Wanneer klanten overstappen naar CRS, ziet Wilco vaak hetzelfde gebeuren. “Klanten die overstappen hebben dan hele lijsten met Excel-dingen die ze ernaast bijhouden, omdat ze dat niet uit het EPD kunnen halen.” Een behandelaar of zorgadministrateur die een Excel-lijst naast het systeem bijhoudt, doet werk dat het EPD eigenlijk zou moeten doen. Want iedere minuut die wordt besteed aan schaduwadministratie, is tijd die niet naar cliënten gaat.

Wilco ziet het daarom als zijn opdracht om zoveel mogelijk van wat een behandelaar nodig heeft beschikbaar te maken binnen het EPD zelf. Zodat die extra lijstjes en controles uiteindelijk overbodig worden.

Hoe HCI CRS weet wat er speelt in de zorgpraktijk

Om goed in te spelen op ontwikkelingen in de zorg, volgt HCI CRS veranderingen in regelgeving op de voet. Zo is HCI CRS aangesloten bij overleggen van gemeentelijke partijen waar nieuwe ontwikkelingen worden besproken. Daarnaast horen de applicatieconsultants via klanten vaak al vroeg welke veranderingen eraan komen. “In gesprek met onze klanten horen we signalen dat er iets gaat veranderen voordat het een officiële regel is.” Daardoor kan HCI CRS vooruitdenken en zich voorbereiden op wat zorgorganisaties straks nodig hebben.

Hoe die kennis wordt vertaald naar het EPD

Op het moment dat een dossier wordt afgesloten, herinnert het systeem de gebruiker aan informatie die nog ontbreekt. Ook bestaat de mogelijkheid om zelf herinneringen klaar te zetten voor de behandelaar zelf of voor collega’s. Dit zorgt ervoor dat je niet steeds zelf hoeft te controleren of alles is ingevuld.

Ook de verschillende financieringsvormen zijn verwerkt in het EPD. Daardoor sluit het systeem aan op de eisen die gelden voor registratie en declaratie, en worden zorgprofessionals ondersteund bij het vastleggen van de juiste informatie. Zo ondersteunt het systeem de behandelaar zonder dat die voortdurend hoeft na te denken over administratieve details.

Wat het je als behandelaar oplevert

Terwijl behandelaren zich willen richten op hun cliënten, veranderen op de achtergrond voortdurend regels, registraties en administratieve processen. Volgens Wilco zou een behandelaar daar zo min mogelijk mee bezig moeten zijn. Daarom bouwt hij al bijna 2 decennia mee aan CRS vanuit de gedachte dat het niet om de software gaat, maar om de persoon die er iedere dag mee werkt.

Voor de behandelaar betekent dat minder tijd kwijt zijn aan randzaken en meer vertrouwen dat het administratieve deel klopt, zonder losse Excel-lijsten of controles achteraf. Ook hoeft hij zich minder bezig te houden met veranderende regelgeving, omdat het systeem op de achtergrond meebeweegt. Zo blijft er meer aandacht over voor de cliënt en kan een dossier aan het einde van de dag met een gerust gevoel worden afgesloten.

Over Wilco Beekhuizen

Wilco Beekhuizen werkt al zeventien jaar als ontwikkelaar bij HCI CRS. Hij is een van de eerste medewerkers van de organisatie en bouwt sindsdien mee aan het EPD voor GGZ- en jeugdzorgorganisaties.