Het bericht van Skipr over oplopende wachttijden in de ggz benadrukt hoe groot de druk op organisaties is. In 2025 liepen mensen meer dan 100.000 keer tegen een wachtlijst aan, waarbij meer dan de helft langer wacht dan de maximaal aanvaardbare 14 weken. De gemiddelde wachttijd voor behandeling steeg naar 24 weken en voor specialistische zorg zoals persoonlijkheidsstoornissen zelfs tot 32 weken.

Wachttijden zijn een systeemprobleem, niet alleen een capaciteitsprobleem

Analyses laten zien dat wachttijden niet alleen worden veroorzaakt door capaciteitstekorten, maar vooral door structurele systeemfactoren:

• Het aantal mensen dat wacht op professionele mentale zorg én de gemiddelde wachttijden zijn in 2025 opnieuw gestegen.
• De wachttijd neemt vooral toe voor mensen met complexe problematiek (EPA, SGGZ), die het langst wachten op passende behandeling.
• De vraag naar GGZ-zorg stijgt, mede doordat het aandeel Nederlanders met een minder goede psychische gezondheid is toegenomen van 11% in 2001 naar 18% in 2024, vooral onder jongeren van 18–45 jaar.
• Slechts één op de vijf mensen met een psychische aandoening maakt uiteindelijk gebruik van de GGZ, wat betekent dat de potentiële vraag nog veel groter is dan de zichtbare vraag.
• Psychische klachten zorgen jaarlijks voor 17 tot 51 miljard euro aan maatschappelijke kosten. Dat is een indicatie van de schaal waarop betere toegankelijkheid noodzakelijk is.

Daarnaast is er een tweede cruciale factor: de centrale overheid stimuleert via o.a. IZA/AZWA regionale mentale gezondheidsnetwerken (MGN). Maar, de samenhang tussen sociaal domein, huisartsen en GGZ is nog onvoldoende om wachttijden daadwerkelijk terug te dringen.

Waarom overzicht een randvoorwaarde wordt

De combinatie van stijgende vraag, beperkte capaciteit en organisatorische versnippering zorgt ervoor dat instellingen moeite hebben het totale proces goed te overzien:

• Instroom, doorlooptijden, acties en openstaande taken raken verspreid over verschillende systemen.
• In teams die al op maximale capaciteit werken, ontstaat weinig ruimte om te analyseren waar vertraging ontstaat.
• De groep cliënten die het langst wacht is vaak de meest kwetsbare groep en dat is ook de groep die onzichtbaar raakt als monitoring onvoldoende is.

Juist in zo’n context is één samenhangend systeem voor overzicht geen luxe, maar een noodzakelijke randvoorwaarde voor effectieve zorgverlening.

Hoe CRS helpt in een steeds complexer systeem

CRS is ontwikkeld om in die complexe werkelijkheid overzicht te herstellen.

1. Eén plek voor alle informatie
   CRS brengt afspraken, dossiers, acties en rapportages samen, zodat teams direct zien: wie er wacht, hoe lang, waar knelpunten ontstaan, waar ruimte ontstaat en welke cliënten risico lopen. Dit voorkomt dat medewerkers moeten zoeken tussen systemen of met losse lijstjes werken.
2. Vroegtijdig signaleren van risico’s
   Wanneer wachtenden te lang blijven staan, capaciteit onder druk komt of doorverwijzing noodzakelijk is, wordt dit via CRS vroeg zichtbaar. Daardoor kan eerder worden geschakeld. Wachttijden zijn een systeemprobleem waarbij vroege interventie en monitoring essentieel zijn.
3. Beter samenwerken met ketenpartners
   Wanneer verwijzers, wijkteams en andere betrokkenen inzicht hebben in de processtatus, vermindert ruis in de keten. Dit sluit aan bij de landelijke beweging om samenwerking structureel te versterken.
4. Rust en voorspelbaarheid
   Overzicht creëert mentale ruimte bij teams. Niet door harder werken, maar door slimmer organiseren. Denk daarbij aan: voorspelbare processen, actuele data, helderheid voor cliënten en minder verstoring in planning

De cijfers van Skipr laten zien dat de druk op de GGZ de komende jaren niet vanzelf afneemt. Wachttijden zijn steeds meer een symptoom van een onderliggend systeemprobleem, waarin vraag, capaciteit, organisatie, samenwerking en maatschappelijke ontwikkeling elkaar beïnvloeden. In zo’n realiteit is overzicht geen bijkomstigheid, maar een voorwaarde om kwaliteit en toegankelijkheid van zorg te behouden. Overzicht geeft grip. Grip geeft ruimte voor zorg.

In de GGZ en jeugdzorg is het inhoudelijke werk per definitie dynamisch en onvoorspelbaar: gesprekken verlopen anders dan verwacht, gezinnen haken soms af of hebben ineens extra ondersteuning nodig en crisissituaties doen zich onverwacht voor. Juist daarom moet de basis waarop professionals werken voorspelbaar en betrouwbaar zijn.

Waarom voorspelbaarheid werkt

Wanneer processen voorspelbaar zijn, ontstaat er rust in de werkdag van behandelaren, secretaresses en teams. Logische stappen, consistente informatielocaties en een stabiel systeem geven ruimte om te behandelen, te signaleren en beslissingen te nemen. Aandacht voor de cliënt in plaats van voor het systeem.

Waar onrust begint

Onrust ontstaat vaak niet door grote fouten maar door kleine afwijkingen die zich opstapelen:

• Agenda’s die anders reageren dan gisteren;
• Dossieronderdelen die verschoven of slecht vindbaar zijn;
• Verslagen met wisselende structuur;
• Declaraties die vastlopen door een klein detail.

Deze afwijkingen verstoren het ritme van het team. In een sector met hoge druk en grote verantwoordelijkheid is dat ritme essentieel. Daarom hanteren wij bij HCI CRS één uitgangspunt: elke stap moet logisch, herkenbaar en herhaalbaar zijn. De agenda moet snel werken; validaties moeten problemen vroeg signaleren; dossiers moeten per rol kloppen; samenwerking met cliënt, naasten en collega’s moet transparant zijn en het systeem toont alleen wat op dat moment relevant is.

Verslaglegging: vaak onnodig onvoorspelbaar

Verslaglegging is een groot en belastend onderdeel van het werk. Niet vanwege onbekwaamheid, maar vanwege variatie en arbeidsintensiteit. Verschillende schrijfstijlen, ongelijk gestructureerde verslagen en wisselende vindplaatsen van belangrijke informatie ondermijnen overdracht, continuïteit en dossierveiligheid. Voorspelbaarheid in verslaglegging levert direct tijdwinst en betere kwaliteit van zorg op.

SmartAI: geïntegreerde AI voor consistente verslaglegging

SmartAI is geen los schrijfhulpmiddel en geen losstaand product naast het EPD. Het is een volledig geïntegreerde voicetotext functionaliteit die:

• Gesproken tekst direct transcribeert en sprekerherkenning toepast;
• Informatie ordent per onderwerp en naar rol;
• Automatisch opslaat volgens de templates en standaarden van de betreffende organisatie.

Het resultaat is snellere, consistentere en beter vindbare verslagen. Belangrijke informatie staat steeds op dezelfde plek, overdrachten worden betrouwbaarder en de afhankelijkheid van individuele schrijfstijlen neemt af. In een zorgcontext waar continuïteit en veiligheid centraal staan, is dat geen luxe maar een randvoorwaarde.

Onze belofte

Bij HCI CRS bouwen we aan een stabiele basis waarop mensen en teams kunnen vertrouwen: systemen die niet verrassen maar ondersteunen; die niet vertragen maar ruimte geven en die anticiperen en volgen in plaats van dwingen.

Concrete opbrengsten van voorspelbaarheid:

• Minder tijd kwijt aan zoeken, controleren en corrigeren;
• Sneller inwerken van nieuwe collega’s;
• Grotere betrouwbaarheid van overdrachten en dossiers;
• Meer tijd voor directe cliëntzorg en kwalitatieve besluitvorming;
• Minder operationele verstoringen voor het team.

Bij HCI CRS werken we dagelijks aan deze voorspelbaarheid. In agenda’s, dossiers, declaraties en in verslaglegging zodat professionals meer ruimte krijgen voor wat echt telt: zorg voor de cliënt. Voorspelbaarheid is geen detail, het is een voorwaarde voor goede zorg. Elke stap die klopt, geeft rust. En elke stap die rust geeft, maakt de zorg beter.

In de GGZ en jeugdzorg is een werkdag nooit lineair. Professionals schakelen voortdurend tussen gesprekken, observaties, onverwachte situaties en administratie. Uit cijfers van het CBS blijkt dat zorgprofessionals gemiddeld bijna een derde van hun tijd kwijt zijn aan administratie. In de jeugdzorg ligt dat percentage nog hoger. De Nederlandse GGZ laat zien dat behandelaren dit als zwaar ervaren: zij vinden ongeveer de helft van die administratietijd onnodig. 

In zo’n kwetsbaar ritme kan een kleine verstoring al genoeg zijn om de rest van de dag uit balans te brengen. Een foutmelding. Een zoekactie. Een document dat niet staat waar je het verwacht. Daarom werken verbeteringen alleen wanneer ze rust brengen, zonder dat professionals hun manier van werken hoeven te veranderen. 

Hieronder vier verbeteringen die direct effect hebben op de werkdag, en die in CRS op een natuurlijke manier worden ondersteund.

1. Een dossier dat vanzelf logisch voelt

Veel frustratie ontstaat niet door de inhoud van het werk, maar door het zoeken naar informatie. De veldbevraging van de Rijksoverheid laat zien dat versnippering en onduidelijke structuren een belangrijke bron van administratieve druk zijn.

Een dossier dat logisch is opgebouwd, altijd dezelfde indeling heeft en per rol precies laat zien wat relevant is, geeft rust. Je hoeft niet meer te twijfelen waar iets hoort of hoe een collega het heeft gedaan. Dat maakt het werk voorspelbaar, ook wanneer teams wisselen of ketenpartners aansluiten.

Hoe CRS dit ondersteunt: CRS werkt met vaste dossierstructuren, rolgestuurde weergaven en consistente sjablonen. Informatie wordt één keer goed vastgelegd en is daarna altijd vindbaar, voor iedereen die ermee werkt. 

2. Controles die stil meedraaien en problemen vroeg opvangen

Veel herstelwerk ontstaat doordat fouten pas laat zichtbaar worden. De Rijksoverheid benadrukt dat administratieve druk vooral afneemt wanneer afwijkingen vroeg worden gesignaleerd, zodat ze niet doorsijpelen naar declaraties of verantwoording.

Controles die op de achtergrond meedraaien en alleen melden wat relevant is voor de rol van de gebruiker, voorkomen dat problemen zich opstapelen. Ze helpen teams zonder hun werk te onderbreken.

Hoe CRS dit ondersteunt: CRS voert controles uit terwijl professionals gewoon doorwerken. Ontbrekende onderdelen, onvolledige registraties of afwijkingen in het zorgpad worden vroeg gesignaleerd, met duidelijke meldingen die passen bij de rol van de gebruiker.

3. Verslaglegging die vanzelf consistent wordt

Verslaglegging kost veel tijd. CBSonderzoek laat zien dat dit bijna een vijfde van de werktijd inneemt bij cliëntgebonden beroepen. De FNV hoort hetzelfde in de praktijk: professionals ervaren verslaglegging als noodzakelijk, maar tijdrovend en vaak onnodig complex.

Wanneer verslaglegging voorspelbaar wordt, ontstaat er rust. Professionals kunnen blijven werken zoals ze gewend zijn, terwijl het systeem zorgt voor structuur en volledigheid.

Hoe CRS dit ondersteunt: CRS biedt geïntegreerde Voice to Text die direct op de juiste plek in het dossier schrijft. Sjablonen en automatische structurering zorgen dat verslagen consistent zijn, compleet en altijd terug te vinden. Zonder extra handelingen. 

4. Minder tonen, meer relevantie

Veel systemen laten alles zien wat mogelijk is. Dat leidt tot overload: te veel schermen, te veel opties, te veel afleiding. De FNV noemt dit een van de grootste oorzaken van administratieve druk.

Wanneer een systeem alleen toont wat relevant is voor de rol van de gebruiker, ontstaat er overzicht. Het scherm wordt rustiger, de workflow duidelijker en de samenwerking eenvoudiger.

Hoe CRS dit ondersteunt: CRS werkt met rolgestuurde interfaces, taakgerichte dashboards en netwerkviews die precies laten zien wat iemand nodig heeft. Niet meer, niet minder. 

Samenwerken zonder ruis 

Goede zorg stopt niet bij één organisatie. Samenwerking tussen huisartsen, gemeenten, specialistische GGZ en jeugdzorg vraagt om betrouwbare, veilige en eenduidige gegevensuitwisseling. Dat voorkomt dubbele registratie en maakt verantwoording eenvoudiger.

Hoe CRS dit ondersteunt: CRS is gebouwd op open standaarden, veilige koppelingen en een datamodel dat samenwerking ondersteunt. Gegevens worden één keer goed vastgelegd en kunnen veilig worden gedeeld. 

Wat teams hiervan merken 

• minder terugzoeken en minder herstellen 
• minder afwijkingen in declaraties 
• een stabieler werkritme 
• betere samenwerking door eenduidige data 
• meer tijd voor cliëntcontact 

Conclusie 

Kleine, doordachte verbeteringen leveren direct rendement op: minder administratieve druk, minder herstelwerk en meer ruimte voor zorg. 

Dat is precies de filosofie van HCI CRS. Een systeem dat op de achtergrond ontzorgt, organisaties verbindt en professionals ondersteunt in wat het belangrijkst is: goede zorg. 

Bronnen 

Veldbevraging administratieve lasten | Rapport | Rijksoverheid.nl 

FNV-onderzoek naar administratiedruk in Zorg & Welzijn. De adminstratiedruk is de laatste vijf jaar toegenomen. – FNV 

Bijna een derde werktijd zorg gaat op aan administratie | CBS 

De geestelijke gezondheidszorg (ggz) digitaliseert in hoog tempo. Psychologen en andere behandelaren gebruiken het elektronisch patiëntendossier (EPD) allang niet meer uitsluitend achter een vaste computer op kantoor. Smartphones en tablets worden steeds vaker ingezet voor verslaglegging, cliëntcommunicatie, monitoring en onderdelen van de behandeling. Deze ontwikkeling past bij hybride en netwerkgerichte zorg, maar raakt ook aan een dieperliggend probleem in de ggz: de structurele disbalans tussen zorg verlenen en zorg verantwoorden. 

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat ggz‑professionals ruim een derde van hun werktijd kwijt zijn aan administratie en rapportage. Tegelijkertijd kampen organisaties met personeelstekorten, hoge uitstroom en lange wachttijden. Elke minuut die niet aan behandeling wordt besteed, telt. Digitalisering moet dus niet alleen slimmer, maar vooral efficiënter en professioneler worden toegepast. 

De vraag is daarmee niet óf mobiel werken zinvol is, maar wanneer het werkelijk bijdraagt aan minder administratieve druk en meer tijd voor de cliënt. En wanneer de vaste werkplek onmisbaar blijft. 

De kracht van mobiel werken voor behandelaren 

Voor psychologen en ambulant werkende behandelaren kan mobiel werken concrete voordelen opleveren. Tijdens huisbezoeken, intakes of begeleide oefeningen kan direct worden vastgelegd wat relevant is: observaties, cliëntuitspraken en voortgangssignalen. Dat verkleint het risico op dubbel werk achteraf en vermindert de mentale belasting van “onthouden om later te registreren”. 

Mobiele apparaten sluiten bovendien goed aan bij blended zorg. Denk aan het samen bekijken van vragenlijsten, gebruik van visuele psycho‑educatie of het bespreken van monitoringdata zoals stemming-, slaap- of stressmetingen. Wanneer dergelijke data vooraf digitaal beschikbaar zijn, kan het gesprek zich richten op interpretatie en betekenis in plaats van inventarisatie. 

De discussie over mobiel werken kan niet los worden gezien van de administratieve werkelijkheid. Wanneer professionals nu al 30–40% of soms nog meer van hun tijd aan registratie besteden, moet elke technologische innovatie bijdragen aan reductie van administratielast, niet aan verplaatsing of verhulling ervan. Mobiel werken dat leidt tot dubbele vastlegging, extra notificaties of verhoogde bereikbaarheid vergroot juist de druk. 

Het gebruik van een smartphone of tablet in het bijzijn van de cliënt vraagt daarbij om professioneel bewustzijn. Voor cliënten kan dit gebruik worden ervaren als afleiding of afstandelijkheid. Transparantie is daarom cruciaal: expliciet benoemen waarom een apparaat wordt gebruikt en het waar mogelijk samen inzetten, helpt om de therapeutische relatie te versterken in plaats van te verstoren. 

Randvoorwaarden en risico’s: meer dan alleen beveiliging 

Mobiel werken brengt reële risico’s met zich mee. Smartphones kunnen en hebben zeker het imago dat ze zoekraken, onveilig of onbeveiligd zijn of privé en zakelijk gebruik vermengen. Veel ggz‑organisaties en professionals zijn daarom terecht terughoudend met het gebruik van privétoestellen voor EPD‑toegang. Mobiel gebruik van cliëntdossiers in de ggz mag alleen als veiligheid en privacy zowel technisch als in het gebruik gewaarborgd zijn. Dat omvat risicoanalyses, beheerde devices en checklist voor uitrol (en inname). 

Daarnaast ervaren behandelaren mogelijk toenemende werkdruk door mobiele bereikbaarheid. Continue meldingen en cliëntberichten kunnen het gevoel versterken “altijd aan” te staan, wat haaks staat op duurzame inzetbaarheid en professioneel herstel. Stel als ggz-organisatie heldere bereikbaarheidsregels en triageprocedures in (inclusief dienstroosters, beperking van niet‑urgente notificaties en een alternatief spoedkanaal) zodat meldingen buiten werktijd worden gefilterd en verdeeld. Gebruik als professional een werkprofiel/‘niet storen’, verwerk berichten op vaste momenten, communiceer je reactietijden en delegeer triage om herstel en werk/privé-balans te bewaken. 

Naast informatiebeveiliging en werkdruk speelt ook fysieke belasting een rol. Langdurig werken op smartphones of tablets vergroot het risico op nek‑, schouder‑ en polsklachten. Richtlijnen over wanneer mobiel werken functioneel is en wanneer niet, zijn daarom ook vanuit ergonomisch en duurzaam inzetbaarheidsperspectief zeer wenselijk.

 

Waarom de vaste werkplek cruciaal blijft 

Tegelijkertijd is mobiel werken geen vervanging voor de vaste werkplek. Juist in een sector waar administratieve lasten al hoog zijn, is het gevaar reëel dat mobiel registreren leidt tot versnipperde informatie, verlies van klinische samenhang en onvolledige financiële verantwoording. 

Psychologisch werk vraagt om reflectie, hypothesevorming en integratie van informatie. Het schrijven van behandelplannen, diagnostische overwegingen, ROM‑duidingen en juridisch relevante verslaglegging verloopt beter op een volwaardige werkplek met overzicht, rust en volledige EPD‑functionaliteit. De vaste werkplek blijft daarmee essentieel voor kwaliteit en professionele verantwoording. 

Van losse technologie naar slim werkproces 

Mobiel werken levert efficiëntiewinst op wanneer het onderdeel is van een helder werkproces. Een herkenbare en effectieve aanpak is: 

• Mobiel: korte notities, observaties en cliëntinput vastleggen op het moment zelf. 
• Vast: uitgebreide verslaglegging, klinische reflectie en besluitvorming afronden op kantoor. 

Dit is extra belangrijk voor psychologen in opleiding, waar verslaglegging, supervisie en gezamenlijke dossierbespreking cruciaal zijn voor vakontwikkeling. Ook op teamniveau verdient dit aandacht: individuele, mobiele registratie mag samenwerking en multidisciplinaire afstemming niet ondermijnen. 

Toekomstgericht: AI als hefboom tegen administratielast 

In die context ligt de echte belofte van AI. Niet als vervanging van de professional, maar als hulpmiddel om administratieve druk te verminderen. Denk aan: 

• automatische samenvattingen van sessieaantekeningen tot conceptverslagen; 
• spraak‑naar‑tekst om typen te beperken en te zorgen dat het dossier direct volledig en actueel is; 
• slimme signalering in monitoringdata; 
• beslissingsondersteuning bij risicosignalen. 

Essentieel is dat AI ondersteunend blijft en niet leidend wordt. Het klinisch oordeel, de professionele autonomie en de ethische verantwoordelijkheid van de behandelaar blijven centraal. 

Conclusie: technologie moet tijd teruggeven aan zorg 

Mobiel werken en AI zijn geen doel op zich, maar middelen om een urgent probleem aan te pakken: te veel tijd naar administratie, te weinig naar behandeling. Alleen wanneer organisaties expliciet sturen op efficiëntie, kwaliteit en werkbaarheid, kunnen deze middelen bijdragen aan meer behandelcapaciteit, minder belasting en betere ggz. 

De sleutel ligt niet in méér digitalisering, maar in slimmer ontwerpen van veilige en vriendelijke werkprocessen, met het vakmanschap van de professional als uitgangspunt. 

In de GGZ en jeugdzorg is personele wisseling geen incident meer, maar onderdeel van het dagelijks ritme. Professionals komen en gaan, v allen tijdelijk uit of schuiven door naar andere rollen, terwijl cliënten blijven en hun zorgvragen onverminderd urgent zijn. In een sector die al jaren onder druk staat door wachttijden, personeelstekorten en toenemende complexiteit, is elke overdracht een potentieel breekpunt.

Die druk staat niet op zichzelf. We werken in een samenleving waarin mentale gezondheid steeds vaker onder spanning staat en waarin zorgorganisaties geacht worden te blijven leveren, ook als de rek eruit is. Dat maakt de continuïteit van zorg niet alleen een organisatiestuk, maar een randvoorwaarde voor veiligheid en kwaliteit. Juist daarom wordt zichtbaar hoe kwetsbaar overdracht is wanneer die vooral leunt op individuele kennis, goede wil en beschikbare tijd.

Overdracht als reconstructie in plaats van voortzetting

Wie vandaag instroomt in een team, herkent het beeld. Een dossier is technisch compleet, maar inhoudelijk versnipperd. Er zijn registraties, verslagen, berichten en afspraken, maar de rode draad ontbreekt. De essentie van een casus – wat speelt hier echt, waar zitten de risico’s, wat is afgesproken en waarom – moet opnieuw worden opgebouwd door iemand die de cliënt nog nooit heeft gezien.

Dat is geen kwestie van onkunde of onwil. Het is het gevolg van systemen en werkwijzen die primair zijn ingericht op individuele registratie en verantwoording, niet op overdraagbaarheid en samenwerking. In de dagelijkse druk verdwijnen beslissingen in vrije tekst, risicosignalen in losse notities en context in hoofden. Op het moment dat een collega vertrekt, verdwijnt daarmee ook een deel van de samenhang.

Voorspelbaarheid als veiligheidsvoorwaarde

In een sector waarin al zoveel onvoorspelbaar is, hebben teams behoefte aan houvast. Voorspelbare overdracht betekent niet méér registreren, maar slimmer organiseren. Het gaat om een dossier dat logisch is opgebouwd, waarin kerninformatie herkenbaar en vindbaar is, en waarin duidelijk wordt hoe het zorgproces zich heeft ontwikkeld en waar het naartoe gaat.

Wanneer die basis op orde is, verandert overdracht van een spannend moment in een beheersbaar proces. Nieuwe collega’s hoeven niet te zoeken, maar kunnen de zorg oppakken. Vertrekkende professionals hoeven niet alles nog één keer uit te leggen, omdat hun professionele afwegingen al zijn vastgelegd in de structuur van het dossier. Zorg wordt minder afhankelijk van individuele geheugensteuntjes en meer van collectieve afspraken.

Standaardisatie zonder verstarring

Standaardisatie wordt in de zorg soms gezien als een bedreiging voor professioneel handelen, maar in de praktijk werkt het vaak andersom. Juist door gezamenlijk vast te leggen waar kerninformatie thuishoort en hoe risico’s, besluiten en afspraken worden vastgelegd, ontstaat ruimte voor vakmanschap. Niet alles hoeft elke keer opnieuw te worden uitgevonden.

Een goed ingericht EPD ondersteunt dit proces. Niet als administratief verplicht nummer, maar als ruggengraat van het zorgproces. Dossiers die procesvolgend zijn ingericht, helpen professionals om niets te vergeten, maken overdracht inzichtelijk en zorgen ervoor dat belangrijke informatie niet verstopt raakt. Dat geldt niet alleen in ambulante zorg, maar juist ook bij verblijf, waar meerdere disciplines samenwerken en wisselingen vaak extra impact hebben.

De impact op teams én cliënten

Wanneer overdracht voorspelbaar wordt, merken teams dat direct. De druk op collega’s neemt af, omdat instroom sneller landt en uitstroom minder onrust veroorzaakt. Teamleiders hoeven minder te improviseren en te corrigeren. Professionals ervaren meer grip, omdat ze weten dat hun werk overdraagbaar is en niet verdwijnt zodra zijzelf uit beeld zijn.

Voor cliënten is het effect minstens zo groot. Zij merken dat zorg doorloopt, ook als hun vaste behandelaar dat niet doet. Ze hoeven hun verhaal minder vaak opnieuw te vertellen en ervaren meer continuïteit in benadering en afspraken. In een tijd waarin mentale volksgezondheid onder druk staat, is dat geen luxe, maar een essentieel onderdeel van goede zorg.

Overdracht als onderdeel van het dagelijks werk

Bij HCI CRS kijken we daarom anders naar overdracht. Niet als een extra taak aan het einde van een traject, maar als een logisch gevolg van hoe het werk elke dag wordt vastgelegd. Door dossiers helder te structureren, informatie samen te brengen en standaardisatie in dienst te stellen van professionals, ontstaat voorspelbaarheid zonder bureaucratie.

Geen extra formulieren, geen dubbele registraties, maar een dossier dat klopt. Voor de collega die vandaag werkt, en voor degene die morgen instapt. Zo bouwen teams, midden in alle dynamiek, toch aan rust, continuïteit en kwaliteit.

63 overdrachten op zondagavond

Tijdens de klantdag van HCI CRS op 3 juni verzorgden twee gastsprekers een inspiratiesessie. Joop Snijders is er een van. Hij is Head of AI bij Infosupport en heeft meer dan dertien jaar ervaring met AI in de praktijk. Zoals hij zelf zegt, is hij geen futuroloog. Hij laat zien wat er nu al kan.

In gesprek met Wilco Beekhuizen, softwareontwikkelaar bij HCI CRS.

Als behandelaar zie je vaak 6 of 7 cliënten op een dag. Na elk gesprek volgt de verslaglegging, plan je een nieuwe afspraak in of verwerk je een declaratie. De kunst is om die administratie zo min mogelijk tijd en aandacht te laten kosten, zodat er meer aandacht overblijft voor de cliënt. 

Wilco Beekhuizen, softwareontwikkelaar, bouwt al zeventien jaar mee aan het EPD van HCI CRS en stelt zichzelf bij alles wat hij ontwikkelt dezelfde vraag: “Hoe zorgen we dat de behandelaar zoveel mogelijk aandacht heeft voor de mens tegenover zich? Want de behandelaar moet gewoon zijn ding kunnen doen, namelijk behandelen. En zo min mogelijk gestoord worden door de randzaken.”

Als je een EPD bouwt, moet je de zorgpraktijk kennen

Wilco is bedrijfskundig informaticus. Om zijn werk goed te kunnen doen moet je volgens hem meer begrijpen dan alleen techniek. “Je moet niet alleen goed zijn in het werken met de computer. Je moet ook snappen wat er in de markt gebeurt.”

Met die markt bedoelt hij de dagelijkse praktijk van de GGZ en jeugdzorg. Wat er speelt bij behandelaren. Welke regelgeving verandert en wat dat betekent voor de werkprocessen van zorgorganisaties. Dat vraagt volgens hem iets specifieks van een ontwikkelaar. Want als er nieuwe regelgeving komt, is de eerste neiging vaak om precies te bouwen wat er in de regels staat. Wilco kijkt liever een stap verder.

Als voorbeeld noemt hij de Jeugdwet en de Wmo. Twee verschillende regelingen die veel overlap met elkaar hebben. In plaats van alles dubbel te bouwen, ontwikkelt hij één gedeelde basis voor wat hetzelfde is en voegt hij de uitzonderingen apart toe. “Als de Wmo verandert, veranderen we dat gelijk mee met de Jeugdwet zodat de behandelaar er niet over na hoeft te denken.”

Die manier van denken laat zien wat er nodig is om te begrijpen hoe een behandelaar werkt en wat die dagelijks nodig heeft. En dat weet je alleen als je dicht op de praktijk zit.

Wat er mis kan gaan als een EPD de zorgpraktijk niet kent

Wanneer klanten overstappen naar CRS, ziet Wilco vaak hetzelfde gebeuren. “Klanten die overstappen hebben dan hele lijsten met Excel-dingen die ze ernaast bijhouden, omdat ze dat niet uit het EPD kunnen halen.” Een behandelaar of zorgadministrateur die een Excel-lijst naast het systeem bijhoudt, doet werk dat het EPD eigenlijk zou moeten doen. Want iedere minuut die wordt besteed aan schaduwadministratie, is tijd die niet naar cliënten gaat.

Wilco ziet het daarom als zijn opdracht om zoveel mogelijk van wat een behandelaar nodig heeft beschikbaar te maken binnen het EPD zelf. Zodat die extra lijstjes en controles uiteindelijk overbodig worden.

Hoe HCI CRS weet wat er speelt in de zorgpraktijk

Om goed in te spelen op ontwikkelingen in de zorg, volgt HCI CRS veranderingen in regelgeving op de voet. Zo is HCI CRS aangesloten bij overleggen van gemeentelijke partijen waar nieuwe ontwikkelingen worden besproken. Daarnaast horen de applicatieconsultants via klanten vaak al vroeg welke veranderingen eraan komen. “In gesprek met onze klanten horen we signalen dat er iets gaat veranderen voordat het een officiële regel is.” Daardoor kan HCI CRS vooruitdenken en zich voorbereiden op wat zorgorganisaties straks nodig hebben.

Hoe die kennis wordt vertaald naar het EPD

Op het moment dat een dossier wordt afgesloten, herinnert het systeem de gebruiker aan informatie die nog ontbreekt. Ook bestaat de mogelijkheid om zelf herinneringen klaar te zetten voor de behandelaar zelf of voor collega’s. Dit zorgt ervoor dat je niet steeds zelf hoeft te controleren of alles is ingevuld.

Ook de verschillende financieringsvormen zijn verwerkt in het EPD. Daardoor sluit het systeem aan op de eisen die gelden voor registratie en declaratie, en worden zorgprofessionals ondersteund bij het vastleggen van de juiste informatie. Zo ondersteunt het systeem de behandelaar zonder dat die voortdurend hoeft na te denken over administratieve details.

Wat het je als behandelaar oplevert

Terwijl behandelaren zich willen richten op hun cliënten, veranderen op de achtergrond voortdurend regels, registraties en administratieve processen. Volgens Wilco zou een behandelaar daar zo min mogelijk mee bezig moeten zijn. Daarom bouwt hij al bijna 2 decennia mee aan CRS vanuit de gedachte dat het niet om de software gaat, maar om de persoon die er iedere dag mee werkt.

Voor de behandelaar betekent dat minder tijd kwijt zijn aan randzaken en meer vertrouwen dat het administratieve deel klopt, zonder losse Excel-lijsten of controles achteraf. Ook hoeft hij zich minder bezig te houden met veranderende regelgeving, omdat het systeem op de achtergrond meebeweegt. Zo blijft er meer aandacht over voor de cliënt en kan een dossier aan het einde van de dag met een gerust gevoel worden afgesloten.

Over Wilco Beekhuizen

Wilco Beekhuizen werkt al zeventien jaar als ontwikkelaar bij HCI CRS. Hij is een van de eerste medewerkers van de organisatie en bouwt sindsdien mee aan het EPD voor GGZ- en jeugdzorgorganisaties.

Tijdens de klantdag van HCI CRS op 3 juni verzorgden twee gastsprekers een inspiratiesessie. Joop Snijders is er een van. Hij is Head of AI bij Infosupport en heeft meer dan dertien jaar ervaring met AI in de praktijk. Zoals hij zelf zegt, is hij geen futuroloog. Hij laat zien wat er nu al kan.

Hij start zijn inspiratiesessie met de vraag aan de zaal of organisaties in staat zijn om met de huidige bezetting de zorgvraag in 2035 aan te kunnen. Bijna iedereen steekt zijn arm in de lucht met een rode kaart in de hand. Dat is geen verrassing, we weten allemaal dat de zorgvraag groeit en er minder mensen zijn om die vraag op te vangen.

Momenteel gaat 30 procent van de werktijd in de zorg op aan administratie. Volgens Joop kan AI helpen om een deel van dat werk over te nemen, zodat zorgprofessionals meer tijd overhouden voor de cliënt.

63 overdrachten op zondagavond

Om te laten zien wat hij bedoelt, deelt Joop een voorbeeld uit de praktijk. Bij een zorginstelling in het oosten van het land schrijft elke zorgprofessional aan het einde van de dag een overdracht. Dat klinkt goed georganiseerd, maar in de praktijk blijkt dat toch anders te zijn, omdat iedereen het schrijven van een overdracht op zijn eigen manier doet. De een schrijft beknopt, de ander schrijft een half A4tje.

Als je dan drie weken op vakantie bent geweest, kunnen er wel 63 overdrachtsberichten wachten om gelezen te worden om te weten wat er bij cliënten speelt. De realiteit is dat veel zorgprofessionals deze berichten op zondagavond lezen, zodat ze maandag goed voorbereid de sessies met hun cliënten kunnen vervolgen.

De instelling besluit het anders aan te pakken en zet een AI-agent in die alle overdrachten doorleest en uithaalt wat relevant is, bijvoorbeeld of de medicatie van de cliënt is aangepast. Op deze manier doet een AI-agent het werk en creëert hiermee overzicht en duidelijkheid. Nu hoeven de zorgprofessionals van deze organisatie na een vakantie nog maar vijf minuten te besteden aan de overdracht per cliënt. En dat scheelt veel tijd en energie, want een zorgprofessional hoeft niet meer op zijn vrije avond te werken en kan uitgerust de cliënten de aandacht geven die ze verdienen.

Wat AI wel en niet is

Naast dit voorbeeld neemt Joop ook de tijd om misverstanden over de inzet van AI weg te nemen. AI bestaat al sinds 1955 en sinds de jaren tachtig gebruiken we het al in diverse toepassingen. Wat je nu ziet met ChatGPT of Copilot is een nieuwe generatie van diezelfde technologie.

De grootste angst is dat AI onze banen overneemt. Joop geeft aan dat bij elke grote technologische verandering er altijd meer banen zijn bijgekomen. Hij geeft als voorbeeld dat bij de opkomst van het internet beroepen bijkwamen zoals SEO-specialist, webdesigner en professioneel influencer. Dat had niemand toen zien aankomen.

Na de misvattingen geeft Joop aan dat het belangrijk is dat zorgorganisaties starten met het integreren van AI-toepassingen op de werkvloer, en dat dat duidelijke sturing vraagt vanuit management en directie.

Uit onderzoek dat Infosupport heeft gedaan blijkt dat medewerkers op de werkvloer al volop AI-tools gebruiken, maar dat management en directie achterblijven. Dat geeft frictie, want mensen vinden hun weg toch wel via hun telefoon of webbrowser. Als je hier niet op stuurt, dan loopt het alle kanten op.

Maakt AI de zorg menselijker?

Tegen het einde van zijn presentatie stelt Joop de vraag aan de zaal of AI de zorg ook echt menselijker maakt. Iemand uit de zaal vertelt dat haar organisatie al twee jaar AI inzet om verslagen te schrijven. Dat scheelt veel tijd en aandacht, omdat de tool tijdens het gesprek meeluistert en het verslag schrijft.

Zorgprofessionals zijn niet meer tegelijk aan het typen en aan het luisteren. Dat is precies wat Joop bedoelt. Een zorgprofessional kan zich nu beter focussen op de cliënt, omdat de technologie de rest afhandelt.

Na drie kwartier sluit Joop zijn inspiratiesessie af met 3 inzichten. Banen verdwijnen niet, ze veranderen. AI inzetten is een noodzaak in de zorg, omdat de zorgvraag groeit terwijl door de vergrijzing minder mensen in de zorg werken om die vraag op te vangen. En wie dat als een sprint ziet, komt bedrogen uit. Het is een route, en die route bepaalt of je de finish überhaupt haalt.

Casper Smeets is innovator, ondernemer en klimmer. Op de klantdag van HCI CRS afgelopen 3 juni neemt hij als gastspreker de zaal mee op een reis langs bergen, oogoperaties en een vliegfiets die nooit de lucht in gaat. Een verhaal over wat er gebeurt als je groot durft te denken en klein begint.

Hij opent met een foto vanuit de ruimte, gemaakt door een astronaut van de Artemis II-missie. Die foto is zijn vertrekpunt om na te denken over richting en welke kant we op willen. Daarna laat hij zien wat er op aarde gebeurt als je die vraag stelt over gezondheid.

De wereld verandert, maar niet ten goede voor onze gezondheid

Elke dag groeit er ergens ter wereld een stad ter grootte van Parijs, maar die gebouwen zijn niet gebouwd met menselijke gezondheid in gedachten. We hebben in de afgelopen tienduizend jaar 46 procent van alle bomen verloren. En ergens rond 2020 wogen de mensgemaakte materialen, beton, asfalt en andere stoffen, voor het eerst meer dan alle natuurlijke biomassa op aarde samen. De conclusie die Casper hieruit trekt is dat we steeds onnatuurlijker leven en dat heeft gevolgen voor onze gezondheid.

Innovatie die al werkt

Om te laten zien wat er in de zorg al mogelijk is, deelt Casper twee voorbeelden uit zijn tijd als programmadirecteur bij de Rockstar Digital Health Accelerator, een programma waar hij elk jaar de beste zorgstartups begeleidt naar hun volgende fase.

Een team uit Belarus bouwt een database van 250.000 beelden van de achterkant van het oog. Een AI-model analyseert die beelden vervolgens binnen een minuut met 94,5 procent nauwkeurigheid. Het tweede voorbeeld begint bij een arts die in zijn eigen praktijk iets ziet dat hem niet lekker zit.

Oscar Paling merkt dat patiënten met eenvoudige oogklachten soms maanden wachten op een oogarts, terwijl een optometrist dat werk ook kan doen. Hij bouwt een digitaal platform waarbij optometristen de behandeling doen en een oogarts op afstand meekijkt als dat nodig is. De behandeling wordt 32 procent goedkoper, gaat 4,5 keer sneller, en driekwart van de patiënten wordt gelijk geholpen.

Beide voorbeelden die hij deelt laten zien hoeveel potentie er is om dingen echt beter te doen als je data en technologie slim inzet.

De vliegfiets die nooit vliegt

Innoveren in de zorg is een uitdaging, en Casper weet dat uit eigen ervaring. Als student maakt hij deel uit van Team Icarus, een team met de ambitie om vier wereldrecords voor door mensen aangedreven vliegtuigen te verbreken en een vliegfiets te bouwen. Voor de financiering willen ze in één keer twee miljoen ophalen. Dat lukt niet. De energiepartner haakt af omdat het risico te groot is.

Zijn techneut Marcel had voorgesteld om eerst een ton op te halen, het ontwerp te valideren en daarna meer geld te zoeken. Casper en zijn medestudent wilden meteen het grote geld. Marcel had gelijk.

De les die hij meeneemt is: begin klein. Die ene les blijkt later ook in de zorg het verschil te maken en past hij later toe als programmadirecteur bij een ziekenhuis waar alle samenwerkingen met startups in het eerste jaar mislukken. Hij analyseert samen met het ziekenhuis wat er misgaat.

De oplossing is een klein team van mensen van IT, inkoop en juridische zaken dat startups door de interne hoepels heen helpt bewegen. Beslissingen worden binnen 48 uur genomen en ze starten bij één afdeling, de maag-darm-leverafdeling, waar de enthousiastelingen zitten en de energie is. Pas als dat werkt, bouwen ze verder.

Een nee maakt je plan beter

Naast de voorbeelden deelt Casper ook iets over de tegenslag die hij heeft ervaren. Hij vertelt dat hij in het afgelopen half jaar zeven of acht keer nee hoort op zijn plannen, van bestuurders, inkopers en stakeholders. Elke keer dwingt dat hem opnieuw na te denken. En elke keer wordt zijn plan een stukje beter.

Hij raadt iedereen aan een nee te zien als kans om het plan te versterken. Zijn Russische klimgids verwoordde het anders. Als je die top wil beklimmen, ga je langzaam maar zeker.

Naast een goed zorgsysteem ook een gezondheidssysteem nodig

Tegen het einde van zijn presentatie laat Casper zien waarom dit allemaal nodig is. We leven langer dan ooit, de levensverwachting steeg van 81 naar 82 jaar tussen 2010 en 2023. Maar we leven niet gezonder. Het aantal gezonde levensjaren daalde met drie jaar, er zijn sinds 2011 3 miljoen mensen meer met chronische ziekten. En mensen met een lage opleiding en een laag inkomen leven gemiddeld tot 20 jaar korter dan mensen met een hoge opleiding en een hoog inkomen.

Zijn conclusie is dat we naast een goed zorgsysteem ook een gezondheidssysteem nodig hebben. Een systeem dat werkt aan gezondheid voordat mensen ziek worden.

Maartje Bastiaans werkte bijna acht jaar als psycholoog bij verschillende instellingen in de ggz. Ze weet hoe het voelt om e-health te willen gebruiken, maar er toch nog niet goed in te slagen. Zoals ze zelf zegt:

“Als behandelaar heb ik meegemaakt hoe e-health er in de praktijk uitziet. Die ervaring zet ik nu in om zorgprofessionals te ondersteunen.”

Tijdens de klantendag Samen gezond digitaal van HCI CRS deelde ze haar ervaringen en gaf ze aan wat ervoor nodig is om e-health een vanzelfsprekend onderdeel van de behandeling te maken.

Het gevoel dat e-health iets extra’s is

Maartje opent haar presentatie met een eerlijke bekentenis. Ze vertelt de aanwezigen in de zaal dat ze zelf in het begin struikelde. Ze wist wat e-health in theorie kon opleveren, maar kreeg het niet voor elkaar om het echt onderdeel van haar werkwijze te maken. Pas toen dat samen met haar team lukte, zag ze wat e-health in de praktijk betekende voor zichzelf én haar cliënten.

Veel zorgprofessionals herkennen dat gevoel. Een werkdag in de ggz laat zich niet plannen. Gesprekken lopen uit, een cliënt heeft acute hulp nodig, een collega stelt een vraag tussen sessies. Dan kan e-health als wéér iets extra’s voelen. Dat heeft weinig te maken met de meerwaarde van e-health. Het lukt niet altijd, omdat e-health nog geen vanzelfsprekend onderdeel is van de behandeling.

De behandeling stopt niet na de sessie

Maartje vertelt hoe e-health elke fase van het behandeltraject versterkt. Vooral op de momenten dat de zorgprofessional en cliënt elkaar niet zien.

Het Welkomstprogramma bijvoorbeeld helpt cliënten die op de wachtlijst staan om hun klachten te ordenen en hun hulpvraag helder te krijgen. Ze kunnen alvast doelen stellen en zich voorbereiden op wat de behandeling van hen gaat vragen. Dat geeft grip en het gevoel dat ze in beweging zijn.

Dagboeken en trackers geven inzicht in patronen over een langere periode en laten zien hoe het echt gaat. Dat geeft een betrouwbaarder beeld.

Psycho-educatie, modules en oefeningen kunnen dienen als voorbereiding op een sessie. Het gesprek kan daardoor eerder naar de gevoelslaag gaan. Je hoeft minder uit te leggen wat een patroon is, waardoor de cliënt beter kan voelen wat het met hem of haar doet. En dat is waar de echte verandering begint.

Ook de administratieve druk neemt af. Digitale vragenlijsten hoeven niet meer geprint en handmatig gescoord te worden. Na de behandeling houden cliënten houvast, omdat ze achteraf nog oefeningen kunnen blijven maken en informatie teruglezen.

E-health inzetten hoeft niet lastig te zijn

Die meerwaarde ontstaat niet vanzelf. Daarvoor moet e-health wel een vaste plek krijgen in de dagelijkse praktijk. Maartje vertelt over de uitdagingen die ze bij elke organisatie tegenkomt. Soms is er weerstand bij medewerkers die iets nieuws moeten leren, terwijl ze al weinig tijd hebben. Soms is de meerwaarde nog niet duidelijk genoeg. En soms ontbreekt er gewoon een vast moment in de week om ermee bezig te zijn.

Dat zijn menselijke uitdagingen, geen technische. Maartje benadrukt dat dit een continu proces is en dat het per organisatie verschilt. Maartje deelt een aantal tips die ze in de praktijk heeft getoetst. Zo werkt e-health beter als het een vaste plek heeft in het behandelplan en de agenda. Medewerkers die begrijpen wat het oplevert, zijn eerder bereid om ermee aan de slag te gaan. Ze adviseert om zorgprofessionals bij de keuzes te betrekken, bijvoorbeeld via projectgroepen, zodat ze kunnen meedenken over hoe de invoering eruit kan zien.

Ze raadt organisaties aan om te zoeken naar enthousiastelingen: mensen die er al positief tegenover staan of er al mee werken. Zorg voor training en ondersteuning op maat, want wat iemand nodig heeft verschilt per medewerker. Evalueer regelmatig wat goed gaat, wat het oplevert en waar nog iets te verbeteren valt.

Minder schakelen, meer aandacht voor de cliënt

E-health werkt het beste als het naadloos aansluit op het zorgproces. Daarom is Embloom volledig geïntegreerd in HCI CRS. Zorgprofessionals hoeven niet te schakelen tussen verschillende systemen en kunnen oefeningen, programma’s en vragenlijsten direct vanuit het EPD klaarzetten. Zo voelt het als één applicatie en blijft de focus op de cliënt.

Embloom helpt organisaties bij het toepassen van e-health op verschillende manieren. Via de kennisbank zijn whitepapers, instructievideo’s en blogs beschikbaar, waaronder een whitepaper specifiek over de implementatie van e-health. Daarnaast zijn er adviesgesprekken, trainingen en demo’s, en kunnen zorgprofessionals zelf oefenen met een proefaccount. Voor praktische en inhoudelijke vragen is er doorlopende ondersteuning vanuit customer support.

De boodschap van Maartje

Maartje sluit haar verhaal af met de gedachte dat digitale zorg niet begint bij een platform. Het begint bij de vraag hoe je een zorgprofessional kunt helpen om goed werk te doen. Als e-health daar naadloos op aansluit, merkt de cliënt uiteindelijk het meeste verschil.